参展者是直接面对观众的传播者，是展会主角，参展者在参展之前必须了解信息接受者的需求，同时给自己定位，确立参展目标和展出内容，以更有效地传达，参展者对于观众来说是传播者，但在整个展会活动中，在对外展示自身的同时接受和收集其它参展者的信息，这也是参展的另外一个主要目的，因此展会中传播者也是受传者，拥有双重身份。
专业观众和普通观众都是展会的受众，专业观众是与展会内容密切相关的技术人员和市场人员，是参展企业潜在的客户，他们往往并非销售终端，大多数展会的内容与生活息息相关，因此吸引大量的普通观众，普通观众抱着不同的目的而来，兴趣、休闲或收集信息，如今举办展会的专业细分在加强，但专业程度在分化，除少数展会保持高度专业性外，多数展会越来越兼西安展会公司容了大众性。
参展者在展厅都会拥有自己的空间，或大成小，通过对这块空间的利用—构建形象、陈列展品等手法形成负载信息的物质实体—展台，参展者所有的信息都发源于此，它是展会的媒介，展台是个综合的全息的媒介，汇集了几乎所有的媒介形式。
实物媒介—展品
传播一般被定义为人类借助符号交流信息的活动，符号是信息传播过程中人们为了传递信息而用以指代某种事物和意义的中介，实物“集信息源、信息载体于一身，信息就是信息源本身”是展会重要的媒介，小到芯片大到起重机甚至飞机真实地摆在观众面前，它所传达的展品信息的有效性是任何其它媒介不能比拟的。
有关展品的规定和限制
主要是对异常展品包括超高、超重展品的规定。西安展会公司只要采取适当措施一般都可以解决。比如限高，只要展馆高度足够，就可以与展馆商量解决;超重展品可以使用地托，分散单位负荷。比较常见、难解决的问题是展馆卸货大门的尺寸，这是自然限制。超高超重展品一般需要先于其他展出者的展品进馆。如果遇有任何难以解决的问题，要尽早与展览会组织者或展馆所有者商量。这类展品对展览会通常有宣传价值，因此，组织者会愿意积极协助。有些展览会考虑安全，会限制操作机器。对于武器，一般都有专门的规定，且手续都很麻烦。
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